Как проходит рекрутинг работников из-за рубежа: этапы и сроки

Рекрутинг работников из-за рубежа состоит из шести этапов, от профиля должности до первого дня работы. Срок в основном зависит от легализации: при декларации о поручении выполнения работы (oświadczenie o powierzeniu pracy) у ведомства есть 7 рабочих дней на регистрацию, при разрешении на работу (zezwolenie na pracę) ожидание составляет от 2 до 4 месяцев, а визовые направления занимают ориентировочно 4-6 месяцев.

Этапы рекрутинга работников из-за рубежа

1. Профиль должности. Описание реальных обязанностей, необходимых допусков и медосмотров, условий труда (шум, температура, подъём тяжестей, сменность) и уровня польского языка, который должность реально требует.
2. Поиск кандидатов. Агентство ищет в странах, где у него есть база. Важнее всего соответствие: пять резюме с нужными допусками стоят больше, чем сто без них.
3. Проверка. Проверка опыта, допусков и документов, а также собеседование на языке кандидата, чтобы убедиться, что он понимает условия, на которые соглашается.
4. Легализация работы и пребывания. Декларация о поручении выполнения работы или разрешение на работу, в зависимости от гражданства кандидата.
5. Приезд и регистрация. Регистрация по месту пребывания и первые формальности в ведомствах; условия переезда и проживания определяет договор.
6. Адаптация на должности. Инструктаж по охране труда и на рабочем месте, наставник, первые дни под наблюдением.

Больше всего проблем возникает на первом этапе. Требование свободного польского там, где достаточно разговорного, сужает круг кандидатов и удлиняет поиск на недели. А недопонимание по условиям, не выясненное на третьем этапе, возвращается через месяц в виде увольнения по собственному желанию.

Декларация или разрешение: путь определяет гражданство

С 1 декабря 2025 г. декларация о поручении выполнения работы иностранцу охватывает граждан четырёх государств: Армении, Беларуси, Молдовы и Украины. Грузия выпала из этого списка. Гражданин Грузии с декларацией, зарегистрированной до этой даты, доработает до её истечения, но для нового трудоустройства уже требуется разрешение на работу. Для рекрутинга из этого направления это означает месяцы вместо недель.

Оба заявления подаются исключительно в электронном виде через praca.gov.pl. Сроки ведомства отсчитываются от подачи полного заявления без формальных недостатков, поэтому любой недостающий документ отодвигает старт. После приезда работодатель обязан в течение 7 дней сообщить, что иностранец приступил к работе, и в течение 14 дней сообщить, что не приступил, считая от даты, указанной в декларации.

Сколько длится рекрутинг работников из-за рубежа

При кандидатах из четырёх государств, охваченных декларацией, сама регистрация занимает несколько рабочих дней, а общий срок в основном определяют отбор и организация приезда. При разрешении на работу добавляется срок воеводы, а при кандидатах не из Европы, например из Азии, ещё и ожидание визы в консульстве. Рыночная практика для таких направлений ориентировочно 4-6 месяцев от решения о найме до первого дня работы. Это рыночная оценка, а не установленный законом срок.

Сильнее всего удлиняют процесс:

• сроки в воеводском ведомстве при разрешениях,
• доступность визовых окон в консульстве,
• формальные недостатки в заявлении, ведь срок ведомства отсчитывается только от полного заявления,
• неточный профиль должности, из-за которого отбор приходится повторять.

Планируя запуск линии, учитывайте, что дату старта определяют формальности, а не поиск людей.

Приезд, регистрация и первая неделя

Иностранец не из ЕС, проживающий по данному адресу дольше 30 дней, обязан зарегистрироваться не позднее 4-го дня с момента прибытия. Ему нужны действительный проездной документ, документ, подтверждающий право пребывания (например, виза), и документ, подтверждающий правовой титул на помещение. При регистрации номер PESEL присваивается автоматически, без отдельного заявления.

Инструктаж по охране труда и инструкции на рабочем месте должны быть понятны работнику (ст. 237(4) Трудового кодекса). При договоре поручения (umowa zlecenie) объём обучения по охране труда устанавливает предприятие или заказчик. Для человека, не знающего польского, это означает инструктаж на его языке или с переводчиком. Координатор, говорящий на языке работника, больше всего нужен в первую неделю, когда языковой барьер вызывает больше всего ошибок. Подробнее об этом этапе в статье об адаптации работника из-за рубежа.

Временный или постоянный работник

Этапы те же самые, но их вес распределяется иначе. При временной работе отбор опирается на закрытый список требований: доступность в нужный срок, допуски, опыт на похожей должности. Агентство нанимает работника и занимается формальностями, а их объём определяет договор.

При постоянном трудоустройстве проверка занимает больше времени, потому что охватывает также готовность к длительному пребыванию и компетенции, которые трудно проверить за одно собеседование. Цель в том, чтобы избежать повторного рекрутинга через полгода.

Если вы планируете рекрутинг работников из-за рубежа, опишите нам должности и срок старта, и мы оценим, какой путь легализации подходит.

Часто задаваемые вопросы

Когда иностранец должен зарегистрироваться по прибытии?

Не позднее 4-го дня с момента прибытия, если планирует жить по данному адресу дольше 30 дней. При регистрации номер PESEL присваивается автоматически.

Всегда ли рекрутинг из стран, охваченных декларацией, быстрее?

Сама регистрация да, потому что у ведомства есть 7 рабочих дней, а разрешения на работу ждут от 2 до 4 месяцев. Однако если дело требует разъяснительного производства, срок увеличивается до 30 дней, а формальные недостатки в заявлении задерживают старт в обеих процедурах.

Можно ли ещё нанять гражданина Грузии по декларации?

При новом трудоустройстве нет. С 1 декабря 2025 г. требуется разрешение на работу. Декларации, зарегистрированные до этой даты, действуют до истечения их срока.

На какой срок можно нанять иностранца на основании декларации?

Период работы, указанный в одной декларации, не может превышать 24 месяцев.