Як проходить рекрутинг працівників з-за кордону: етапи та терміни

Рекрутинг працівників з-за кордону складається з шести етапів, від профілю посади до першого дня роботи. Термін залежить переважно від легалізації: при заяві про доручення виконання роботи (oświadczenie o powierzeniu pracy) відомство має 7 робочих днів на реєстрацію, при дозволі на роботу (zezwolenie na pracę) очікування триває від 2 до 4 місяців, а візові напрямки тривають орієнтовно 4-6 місяців.

Етапи рекрутингу працівників з-за кордону

Профіль посади. Опис реальних обов'язків, необхідних допусків і медоглядів, умов праці (шум, температура, підіймання ваги, змінність) і рівня польської мови, якого посада справді потребує.
Пошук кандидатів. Агенція шукає в країнах, де має базу. Найважливіше відповідність: п'ять резюме з потрібними допусками варті більше, ніж сто без них.
Перевірка. Перевірка досвіду, допусків і документів, а також співбесіда мовою кандидата, щоб переконатися, що він розуміє умови, на які погоджується.
Легалізація роботи та перебування. Заява про доручення виконання роботи або дозвіл на роботу, залежно від громадянства кандидата.
Приїзд і реєстрація. Реєстрація місця перебування і перші формальності у відомствах; умови переїзду та проживання визначає договір.
Адаптація на посаді. Інструктаж з охорони праці та на робочому місці, наставник, перші дні під наглядом.

Найбільше подальших проблем виникає на першому етапі. Вимога вільної польської там, де достатньо розмовної, звужує коло кандидатів і подовжує пошук на тижні. А непорозуміння щодо умов, не з'ясоване на третьому етапі, повертається через місяць як звільнення за власним бажанням.

Заява чи дозвіл: шлях визначає громадянство

З 1 грудня 2025 р. заява про доручення виконання роботи іноземцю охоплює громадян чотирьох держав: Вірменії, Білорусі, Молдови та України. Грузія випала з цього списку. Громадянин Грузії із заявою, зареєстрованою до цієї дати, доробить до її завершення, але нове працевлаштування вже потребує дозволу на роботу. Для рекрутингу з цього напрямку це означає місяці замість тижнів.

Ознака	Заява про доручення виконання роботи	Дозвіл на роботу типу A
Кого стосується	Громадяни Вірменії, Білорусі, Молдови, України	Інші іноземці не з ЄС
Хто розглядає	Староста (районне бюро праці)	Воєвода
Термін відомства	7 робочих днів, до 30 днів за роз'яснювального провадження	2-4 місяці

Обидві заяви подаються виключно в електронній формі через praca.gov.pl. Терміни відомства відлічуються від подання повної заяви без формальних недоліків, тож будь-який відсутній документ відсуває старт. Після приїзду роботодавець має 7 днів на повідомлення, що іноземець приступив до роботи, і 14 днів на повідомлення, що не приступив, рахуючи від дати, вказаної в заяві.

Скільки триває рекрутинг працівників з-за кордону

Для кандидатів з чотирьох держав, охоплених заявою, сама реєстрація триває кілька робочих днів, а загальний термін переважно визначають відбір і організація приїзду. При дозволі на роботу додається термін воєводи, а для кандидатів не з Європи, наприклад з Азії, ще й очікування візи в консульстві. Ринкова практика для таких напрямків орієнтовно 4-6 місяців від рішення про найм до першого дня роботи. Це ринкова оцінка, а не встановлений законом термін.

Найбільше подовжують процес:

терміни у воєводському відомстві при дозволах,
доступність візових термінів у консульстві,
формальні недоліки в заяві, адже термін відомства відлічується лише від повної заяви,
неточний профіль посади, через який відбір доводиться повторювати.

Плануючи запуск лінії, враховуйте, що дату старту визначають формальності, а не пошук людей.

Приїзд, реєстрація та перший тиждень

Іноземець не з ЄС, який проживає за даною адресою довше 30 днів, повинен зареєструватися не пізніше 4-го дня з моменту прибуття. Йому потрібні дійсний проїзний документ, документ, що підтверджує право перебування (наприклад, віза), і документ, що підтверджує правовий титул на приміщення. При реєстрації номер PESEL присвоюється автоматично, без окремої заяви.

Інструктаж з охорони праці та інструкції на робочому місці мають бути зрозумілими для працівника (ст. 237(4) Кодексу праці). За договором доручення (umowa zlecenie) обсяг навчання з охорони праці встановлює підприємство або замовник. Для людини, яка не знає польської, це означає інструктаж її мовою або з перекладачем. Координатор, який говорить мовою працівника, найбільше потрібен у перший тиждень, коли мовний бар'єр спричиняє найбільше помилок. Детальніше про цей етап у статті про адаптацію працівника з-за кордону.

Тимчасовий чи постійний працівник

Етапи ті самі, але їхня вага розподіляється інакше. При тимчасовій роботі відбір спирається на закритий перелік вимог: доступність у потрібний термін, допуски, досвід на подібній посаді. Агенція наймає працівника і займається формальностями, а їхній обсяг визначає договір.

При постійному працевлаштуванні перевірка триває довше, бо охоплює також готовність до тривалого перебування і компетенції, які важко перевірити за одну співбесіду. Мета уникнути повторного рекрутингу через півроку.

Якщо плануєте рекрутинг працівників з-за кордону, опишіть нам посади і термін старту, і ми оцінимо, який шлях легалізації підходить.

Поширені запитання

Коли іноземець повинен зареєструватися після приїзду?

Не пізніше 4-го дня з моменту прибуття, якщо планує проживати за даною адресою довше 30 днів. Під час реєстрації номер PESEL присвоюється автоматично.

Чи завжди рекрутинг з країн, охоплених заявою, швидший?

Сама реєстрація так, бо відомство має 7 робочих днів, а дозволу на роботу чекають від 2 до 4 місяців. Проте якщо справа потребує роз'яснювального провадження, термін зростає до 30 днів, а формальні недоліки в заяві затримують старт в обох процедурах.

Чи можна ще найняти громадянина Грузії за заявою?

При новому працевлаштуванні ні. З 1 грудня 2025 р. потрібен дозвіл на роботу. Заяви, зареєстровані до цієї дати, діють до завершення їхнього терміну.

На який термін можна найняти іноземця на підставі заяви?

Період роботи, вказаний в одній заяві, не може перевищувати 24 місяців.