Planowanie obsady sezonowej: ile wyprzedzenia potrzeba

Planowanie obsady sezonowej to liczenie w miesiącach, nie tygodniach: sama legalizacja to co do zasady 7 dni roboczych przy oświadczeniu o powierzeniu pracy albo od 2 do 4 miesięcy przy zezwoleniu typu A, i to dopiero od złożenia kompletnego wniosku, przed wjazdem, badaniami i wdrożeniem.

Ile trwa legalizacja przed sezonem

Która ścieżka obejmie konkretnego kandydata, zależy od jego obywatelstwa i rodzaju pracy. To urząd rozstrzyga na etapie wniosku, ale różnica między ścieżkami to w kalendarzu sezonu nawet kilka miesięcy.

Termin biegnie od wniosku bez braków formalnych, więc kompletność wniosku ma większy wpływ na datę startu niż sam wybór ścieżki.

Etapy planowania obsady sezonowej

Poza formalnością dochodzą odcinki, których nie da się skrócić pieniędzmi:

1. pozyskanie kandydatów i weryfikacja ich dostępności,
2. procedura legalizacyjna: patrz terminy w tabeli wyżej,
3. wjazd i dojazd do miejsca pracy,
4. badania lekarskie i szkolenie stanowiskowe przed dopuszczeniem do pracy,
5. wdrożenie na stanowisku: od kilku dni do kilku tygodni.

Przy kandydatach z kierunków wizowych do terminów urzędowych dochodzi oczekiwanie na termin w konsulacie, którego nie da się przyspieszyć: w praktyce liczy się je w miesiącach, nie tygodniach. Kolejność kroków opisuje tekst o rekrutacji pracowników z zagranicy.

Co się dzieje przy zgłoszeniu na ostatnią chwilę

Trzy rzeczy naraz, wszystkie niekorzystne. Dostępni są wyłącznie kandydaci już obecni w Polsce, a o nich w szczycie konkuruje cały rynek. Stawki rosną, bo popyt kumuluje się w tym samym tygodniu u wszystkich pracodawców. Wdrożenie wypada w najgorszym możliwym momencie, czyli przy maksymalnym obciążeniu linii.

Najlepszy moment na rozmowę o szczycie grudniowym to lato, nie dlatego, że wtedy trzeba już rekrutować, tylko dlatego, że wtedy jeszcze można wybrać ścieżkę legalizacji i rozłożyć procedury w czasie.

Co wydłuża termin ponad ustawowy

Zanim złożycie wniosek, warto sprawdzić, co go zatrzyma na etapie uzupełnień:

• brakujące lub niespójne dane w opisie stanowiska i warunków pracy,
• niekompletne dane cudzoziemca (dokument tożsamości, adres w Polsce),
• sprawy, które urząd kwalifikuje jako szczególnie skomplikowane i kieruje do wyjaśnienia,
• błędy formalne, po których termin liczy się od nowa, od dnia uzupełnienia.

Bufor i wygaszanie po sezonie

Zaplanujcie obsadę z niewielkim zapasem na absencję, która w szczycie zawsze rośnie. Zaplanujcie też zejście po sezonie: terminy zakończenia umów ustalone na starcie, bo wygaszanie improwizowane kończy się albo utrzymywaniem nadmiarowej obsady, albo rozstaniami w złej atmosferze. Po sezonie zapiszcie rzeczywiste liczby: ile osób, przez ile tygodni, przy jakiej absencji i jakiej wydajności; to jedyny materiał, na którym da się oprzeć planowanie kolejnego roku. Jeśli planujecie szczyt na ten rok, zacznijmy od oszacowania zapotrzebowania.

Najczęściej zadawane pytania

Ile czasu trwa zatrudnienie pracownika z zagranicy przed sezonem?

Sama legalizacja to co do zasady 7 dni roboczych przy oświadczeniu o powierzeniu pracy albo od 2 do 4 miesięcy przy zezwoleniu typu A, licząc od kompletnego wniosku. Do tego dochodzą jeszcze wjazd, badania i wdrożenie.

Kiedy najpóźniej trzeba zacząć rekrutację sezonową?

Nie ma jednej daty dla wszystkich: zależy od ścieżki legalizacji i kraju pochodzenia kandydatów. Bezpieczny punkt startu to moment, w którym da się jeszcze wybrać ścieżkę i rozłożyć procedury, zwykle miesiące, nie tygodnie przed szczytem.

Ile trwa rozpatrzenie oświadczenia o powierzeniu pracy?

Co do zasady starosta rozpatruje oświadczenie w 7 dni roboczych od złożenia kompletnego wniosku, a jeśli sprawa wymaga postępowania wyjaśniającego, termin wydłuża się do 30 dni. Aktualne terminy i wynik rozpatrzenia potwierdza powiatowy urząd pracy.

Jak uniknąć braków kadrowych w magazynie lub na produkcji w sezonie?

Policzcie różnicę roboczogodzin wcześniej niż termin złożenia wniosku, złóżcie wniosek bez braków formalnych i zaplanujcie badania oraz wdrożenie przed startem szczytu, nie w jego trakcie.