Outsourcing procesu obejmuje jeden wyodrębniony fragment działalności, np. kompletację zamówień czy kontrolę jakości. Outsourcing funkcji obejmuje cały obszar, np. gospodarkę magazynową, za którego działanie dostawca odpowiada całościowo.

Outsourcing procesów i funkcji: dwa różne zakresy

Przy outsourcingu procesu dostawca przejmuje wyodrębniony fragment (konfekcjonowanie, przepakowanie, obsługę jednego gniazda produkcyjnego) razem z organizacją pracy i odpowiedzialnością za jego wynik. Klient przekazuje wsad i odbiera efekt mierzony ustalonymi wskaźnikami, a reszta procesu zostaje po jego stronie. To model najczęstszy w produkcji i logistyce, bo granice procesu są tam widoczne.

Przy outsourcingu funkcji przedmiotem jest cały obszar: utrzymanie czystości w zakładzie, gospodarka magazynowa, obsługa techniczna. Dostawca odpowiada za to, żeby dana funkcja działała w standardzie ustalonym w umowie, a klient zyskuje jednego partnera dla całego obszaru.

Outsourcing nie jest tożsamy z BPO (business process outsourcing). BPO to węższe pojęcie: outsourcing procesów back-office, jak księgowość czy obsługa klienta. Outsourcing procesów i funkcji, opisany tu, dotyczy głównie operacji produkcyjnych i magazynowych, nie administracji.

Co łączy oba modele

Wspólny mianownik to przekazanie dostawcy organizacji pracy i odpowiedzialności za uzgodniony zakres, rozliczane według umowy. Czym outsourcing różni się od pracy tymczasowej jako usługi, opisuje tekst o pracy tymczasowej i outsourcingu.

Który model wybrać

Proces nadaje się do outsourcingu, gdy da się go odciąć i zmierzyć. Funkcja, gdy obszar jest poboczny wobec działalności głównej, a jego utrzymywanie wewnątrz kosztuje więcej, niż jest wart.

Outsourcing sprawdza się najlepiej, gdy klient chce przekazać obszar razem z jego organizacją. Jeśli potrzebuje przede wszystkim dodatkowych osób w swoim zespole, lepiej pasuje praca tymczasowa albo rekrutacja stała.

Wdrożenie wymaga opisu granic procesu lub funkcji, wskaźników i sposobu przekazania. Najczęstszy błąd to przekazanie procesu bez danych o jego dotychczasowej wydajności. Wtedy żadna ze stron nie wie, czy współpraca przynosi poprawę, dopóki nie minie pierwszy okres rozliczeniowy. Który model pasuje do konkretnej sytuacji, można ustalić w rozmowie z usługami dla pracodawców.

Pracownicy przejmowani razem z procesem

Jeżeli outsourcing obejmuje obszar dotąd obsługiwany przez własną załogę, może dojść do przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę w rozumieniu art. 23(1) Kodeksu pracy: przesądza o tym, czy na dostawcę przechodzi zorganizowana całość zadań wraz z obsługującymi je ludźmi lub majątkiem. Jeśli tak się dzieje, pracownicy stają się z mocy prawa stroną stosunku pracy z dostawcą, bez podpisywania nowych umów. Ten przepis dotyczy osób zatrudnionych na umowie o pracę. Przy umowie zlecenia, często spotykanej w produkcji i logistyce, o dalszej współpracy decydują zawarte umowy i Kodeks cywilny.

Dotychczasowy i nowy pracodawca odpowiadają solidarnie za zobowiązania wobec tych pracowników powstałe przed przejściem, np. zaległe wynagrodzenie czy niewypłacone nadgodziny.

Pracownik, który nie chce przejść do nowego pracodawcy, może w ciągu 2 miesięcy od przejścia rozwiązać umowę bez wypowiedzenia, za siedmiodniowym uprzedzeniem. Czy w konkretnym przypadku dochodzi do przejścia zakładu pracy, zależy od okoliczności, dlatego warto to ustalić przed podpisaniem umowy outsourcingowej, a nie po pierwszych wątpliwościach.

Najczęściej zadawane pytania

Ile dni wcześniej trzeba poinformować pracowników o przejściu zakładu pracy?

Co najmniej 30 dni przed przewidywanym terminem przejścia, na piśmie, z podaniem przyczyn i skutków dla pracowników. Obowiązek dotyczy obu pracodawców, dotychczasowego i nowego.

Czy pracownik może odmówić przejścia do nowego pracodawcy?

Wprost odmówić nie może: przejście następuje z mocy prawa. Może za to w ciągu 2 miesięcy od przejścia rozwiązać umowę bez wypowiedzenia, za siedmiodniowym uprzedzeniem. Te zasady dotyczą umowy o pracę. Przy umowie zlecenia o zakończeniu współpracy decydują umowa i Kodeks cywilny.

Czy nowy dostawca outsourcingu odpowiada za zaległości poprzedniego pracodawcy wobec pracowników?

Szczególna odpowiedzialność za te zaległości powstaje wtedy, gdy doszło do przejścia zakładu pracy lub jego części. W takim przypadku dotychczasowy i nowy pracodawca odpowiadają solidarnie za zobowiązania powstałe przed przejściem (art. 23(1) Kodeksu pracy). Bez przejścia zakładu pracy ta szczególna odpowiedzialność solidarna nie powstaje, a zakres obowiązków dostawcy wyznacza umowa.