Koszt zatrudnienia cudzoziemca: pełny rachunek pracodawcy

Koszt zatrudnienia cudzoziemca to wynagrodzenie brutto plus składki pracodawcy (około 20% ponad brutto), formalności związane z zezwoleniem na pracę, rekrutacja, zakwaterowanie, wdrożenie i koszt rotacji. Stawkę agencji porównuje się z sumą tych pozycji, nie z samym brutto.

Jakie składki płaci pracodawca ponad brutto?

Składki ZUS cudzoziemca zatrudnionego na umowę o pracę są takie same jak Polaka. Pracodawca finansuje je ponad kwotę z umowy:

Łącznie wychodzi około 19,5-22% brutto, zależnie od stawki wypadkowej (najczęściej około 20,5%). Stawka wypadkowa zależy od rodzaju działalności (PKD) i liczby ubezpieczonych, dlatego suma różni się między firmami. Przy umowie zlecenia oskładkowanie wygląda inaczej, a uczeń lub student do 26. roku życia na zleceniu nie podlega składkom ZUS niezależnie od obywatelstwa, chyba że zlecenie zawiera z nim jego własny pracodawca. Szczegóły opisujemy w tekście o składkach ZUS pracownika z zagranicy.

Ile trwa uzyskanie zezwolenia na pracę dla cudzoziemca?

Wniosek o zezwolenie na pracę typu A lub B składa wyłącznie pracodawca, elektronicznie przez praca.gov.pl, z podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym. Na zezwolenie czeka się zwykle od 2 do 4 miesięcy. Ten czas trzeba doliczyć do planu obsady, bo stanowisko w tym okresie stoi puste albo obciąża resztę zespołu.

Poza czasem oczekiwania dochodzą tłumaczenia dokumentów i praca osoby prowadzącej sprawę. To koszt powtarzalny: zezwolenie wydaje się na określony czas, więc przy dłuższym zatrudnieniu trzeba je przedłużyć albo uzyskać nowe, z kolejnym czasem na formalności.

Koszty, o których pracodawcy zapominają

Rekrutacja. Ogłoszenia, rozmowy, sprawdzenie uprawnień i dokumentów. Przy kandydatach z zagranicy rozmowa w języku kandydata wymaga osoby, która go zna.

Zakwaterowanie i transport. Przy rekrutacji z zagranicy trzeba zaplanować przynajmniej na start, gdzie pracownik zamieszka i jak dotrze do pracy. Zasady rozliczenia ustala umowa, a wartość noclegu może być przychodem pracownika. Przy umowie o pracę nocleg opłacony przez pracodawcę jest zwolniony z PIT do 500 zł miesięcznie, jeśli pracownik mieszka poza miejscowością zakładu i nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu. Nadwyżka staje się przychodem pracownika.

Wdrożenie. Szkolenie stanowiskowe, BHP, niższa wydajność w pierwszych tygodniach i czas opiekuna. Bariera językowa ten okres wydłuża.

Rotacja. Każde odejście w pierwszych miesiącach oznacza powtórzenie rekrutacji, formalności i wdrożenia, a do tego czas z nieobsadzonym stanowiskiem.

Kto płaci za tłumaczenia i szkolenie BHP w języku pracownika?

Ten koszt ponosi firma, która szkoli pracownika i odpowiada za jego bezpieczeństwo. Szkolenie BHP ma sens tylko wtedy, gdy pracownik rozumie jego treść. Do przetłumaczenia jest zwykle:

• instruktaż ogólny i stanowiskowy BHP z kartami oceny ryzyka,
• instrukcje obsługi maszyn i procedury awaryjne,
• regulamin pracy,
• oznaczenia w hali: strefy, drogi ewakuacyjne, ostrzeżenia.

Tłumaczenie robi się raz i służy kolejnym pracownikom z tego samego kraju, ale przy pierwszej rekrutacji potrafi zaskoczyć budżet. To samo dotyczy koordynatora, z którym pracownicy mogą się porozumieć: to pozycja kosztowa, która skraca wdrożenie i ogranicza rotację.

Jak porównać koszt zatrudnienia cudzoziemca ze stawką agencji?

Stawka agencji pracy tymczasowej może obejmować, zależnie od umowy, wynagrodzenie, składki, formalności pracownicze i legalizację. Po stronie zatrudnienia własnego policz:

1. Brutto plus składki pracodawcy dla stanowiska.
2. Koszt rekrutacji podzielony przez spodziewany czas zatrudnienia.
3. Czas i obsługa formalności, w tym przedłużeń.
4. Zakwaterowanie, tłumaczenia i wdrożenie.
5. Ryzyko rotacji i koszt nieobsadzonego stanowiska.

Dopiero ta suma nadaje się do porównania. Własne koszty są zwykle rozproszone między kadry, produkcję i administrację, więc nikt ich nie sumuje.

Zatrudnienie własne wypada korzystniej przy stabilnym, wieloletnim zapotrzebowaniu i własnym zapleczu do legalizacji, bo koszty stałe rozkładają się na wiele osób. Wtedy agencja może pomóc rekrutacją stałą i legalizacją zatrudnienia. Przy zapotrzebowaniu sezonowym albo kilkunastu osobach rocznie rachunek często wychodzi odwrotnie. Modele współpracy opisujemy w tekście o leasingu pracowniczym, a zakres usług w ofercie dla pracodawców.

Zestawienie dla konkretnych stanowisk przygotujemy po opisie potrzeb przez formularz kontaktowy.

Najczęściej zadawane pytania

Czy składki za cudzoziemca są wyższe niż za Polaka?

Nie. O oskładkowaniu decyduje miejsce wykonywania pracy i rodzaj umowy, nie obywatelstwo. Przy umowie o pracę pracodawca płaci te same stawki co za pracownika z Polski. Przy umowie zlecenia zasady oskładkowania także są takie same dla cudzoziemca i Polaka.

Czy pracownik może sam złożyć wniosek o zezwolenie na pracę?

Nie. Wniosek o zezwolenie typu A lub B składa wyłącznie pracodawca.

Czy pracodawca użytkownik ma obowiązki BHP wobec pracownika tymczasowego?

Tak. Zapewnia mu bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz dostęp do pomieszczeń socjalnych na takich samych zasadach jak własnym pracownikom. Dotyczy to także osób na umowie zlecenia, które pracują na terenie zakładu.

Ten tekst ma charakter informacyjny i opisuje ogólne przepisy. Nie jest poradą podatkową ani prawną.

Opis dotyczy przepisów ogólnych. To, co Ci przysługuje, zależy od rodzaju umowy (umowa o pracę, umowa zlecenie). Wiążące są Twoja umowa i pasek wypłaty.