Powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy podmiot zatrudniający składa elektronicznie przez praca.gov.pl w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy. Ten termin obowiązuje od 5 marca 2026 r.; wcześniej wynosił 14 dni. Obowiązek wraca przy każdej zmianie warunków zatrudnienia, nie tylko przy samym zatrudnieniu.

Kto składa powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy

Powiadomienie składa podmiot powierzający pracę, nie sam pracownik. Zgłoszenie jest możliwe wyłącznie elektronicznie przez portal praca.gov.pl: urząd niczego nie rozpatruje ani nie wydaje, to samo zgłoszenie faktu.

Termin zmienił się w 2026 r.: ustawa z 23 stycznia 2026 r. o wygaszeniu rozwiązań wynikających ze specustawy ukraińskiej skróciła go z 14 do 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy.

Zasady te obejmują przede wszystkim obywateli Ukrainy objętych ochroną czasową, a od 5 marca 2026 r., także innych cudzoziemców z ochroną czasową w Polsce. Ogólne warunki zatrudniania w tej grupie zbiera tekst o pracy obywateli Ukrainy w Polsce.

Kiedy trzeba złożyć powiadomienie ponownie

Powiadomienie opisuje konkretne warunki zatrudnienia: pracodawcę, stanowisko, wymiar czasu pracy, rodzaj umowy i wynagrodzenie. Zmiana każdego z tych elementów oznacza nowe zgłoszenie, bo stan faktyczny przestaje się zgadzać ze zgłoszonym.

Nowe powiadomienie trzeba złożyć przy:

  • zmianie pracodawcy,
  • zmianie stanowiska albo rodzaju wykonywanej pracy,
  • zmianie wymiaru czasu pracy,
  • zmianie rodzaju umowy,
  • obniżeniu wynagrodzenia poniżej poziomu wskazanego w poprzednim powiadomieniu.

Nowe powiadomienie warto wpisać na stałe do procedury zmiany umowy, tak aby każda zmiana warunków od razu uruchamiała zgłoszenie. Zasady zmiany zezwolenia przy zmianie pracodawcy opisuje osobny tekst o zmianie pracodawcy a zezwoleniu na pracę.

Co oznacza brak albo spóźnione powiadomienie

Brak powiadomienia nie unieważnia umowy o pracę ani umowy zlecenia, ale sprawia, że praca przestaje być legalna w rozumieniu przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców, z odpowiedzialnością po stronie podmiotu powierzającego pracę, opisaną w tekście o karach za nielegalne powierzenie pracy.

Spóźnione powiadomienie i tak trzeba złożyć: obowiązek nie wygasa wraz z upływem 7 dni. Okres pracy przed zgłoszeniem pozostaje okresem bez powiadomienia.

Do kiedy działa ten system

System zatrudniania na podstawie powiadomienia ma wygasnąć razem z pozostałymi rozwiązaniami specustawy ukraińskiej, a dla obywateli Ukrainy legalnie przebywających w Polsce bez statusu ochrony czasowej przepisy przewidują dłuższy okres przejściowy. Przepisy są w trakcie zmian, dlatego aktualny termin warto sprawdzić na praca.gov.pl albo w urzędzie wojewódzkim.

Pracodawca planujący dłuższe zatrudnienie powinien uwzględnić ten termin przy wyborze formy legalizacji, bo po jego upływie zatrudnienie na podstawie samego powiadomienia nie będzie możliwe. Docelowe zasady dla tej grupy pracowników wynikają z przepisów, które wciąż się zmieniają, dlatego formę legalizacji dobrze wybrać z wyprzedzeniem. Formalności po stronie zatrudniającego, w tym powiadomienia, prowadzimy w ramach wsparcia dla pracowników z Ukrainy.

Co daje powiadomienie pracownikowi

Bezpośrednio: nic, bo to obowiązek podmiotu powierzającego pracę, nie pracownika. Pośrednio jednak sporo: złożone powiadomienie jest śladem legalnego zatrudnienia, przydatnym później przy sprawach pobytowych, na przykład przy wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy. Pracownik, który ma pytania o swoje zgłoszenie, może je zadać koordynatorowi.

Najczęściej zadawane pytania

Czy termin na powiadomienie to 7 czy 14 dni?

Od 5 marca 2026 r. obowiązuje termin 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy. Wcześniej wynosił 14 dni. Część wyników wyszukiwania wciąż podaje starą liczbę.

Czy spóźnione powiadomienie nadal trzeba złożyć?

Tak. Obowiązek nie wygasa wraz z upływem 7 dni, ale okres pracy przed zgłoszeniem pozostaje okresem bez powiadomienia.

Gdzie i jak składa się powiadomienie?

Wyłącznie elektronicznie, przez portal praca.gov.pl. Nie ma możliwości złożenia go osobiście w urzędzie ani papierowo.

Czy powiadomienie trzeba składać przy każdej zmianie wynagrodzenia?

Nowe powiadomienie jest potrzebne, gdy wynagrodzenie spada poniżej poziomu wskazanego w poprzednim powiadomieniu. Sama podwyżka, bez zmiany pozostałych warunków zatrudnienia, nowego zgłoszenia nie wymaga.

Czy powiadomienie dotyczy tylko obywateli Ukrainy?

Przede wszystkim ich, zwłaszcza objętych ochroną czasową. Od 5 marca 2026 r. zasady te obejmują też innych cudzoziemców z ochroną czasową w Polsce.

Przepisy dotyczące pobytu i zatrudnienia cudzoziemców zmieniają się często, a wiele zależy od obywatelstwa, podstawy pobytu i sytuacji konkretnej osoby. Ten tekst opisuje ogólny przebieg procedury, przed złożeniem dokumentów potwierdź aktualny stan w urzędzie wojewódzkim.