Проверка легальности занятости иностранцев: документы

Проверку легальности занятости иностранцев проводит Государственная инспекция труда (Państwowa Inspekcja Pracy, PIP) или Пограничная служба (Straż Graniczna), и проходит она там, где люди работают: в цехе, на складе, на стройке. Проверяющие смотрят, есть ли у каждого человека основание для пребывания и основание для работы, а полный комплект документов лучше иметь под рукой на месте, потому что именно там начинаются вопросы.

Что ищет проверка легальности занятости

Проверяющие сравнивают то, что видят на месте, с тем, что есть в бумагах. Для каждого иностранца проверяют:

• основание для пребывания: визу, пребывание в безвизовом режиме (паспорт с датами въезда), карту побыту (kartę pobytu), статус UKR у граждан Украины, справку о подаче заявления на пребывание и их действительность,
• основание для работы: разрешение на работу (zezwolenie na pracę), декларацию о поручении выполнения работы (oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy), внесённую в реестр, уведомление (у граждан Украины с временной защитой) либо основание, освобождающее от этих документов,
• письменный договор и его соответствие условиям из разрешения или декларации,
• регистрацию в страховании и учёт рабочего времени,
• предварительные медицинские осмотры и обучение по охране труда (BHP).

При договоре поручения (umowa zlecenie), частом при временной работе, количество часов подтверждается в порядке, предусмотренном договором, а не в учёте рабочего времени по Трудовому кодексу. Объём обучения по охране труда (BHP) тогда определяет предприятие или заказчик.

Частая ошибка касается момента начала. Работа на основании декларации может начаться только после её внесения в реестр повятовым управлением труда (powiatowy urząd pracy), а уведомление о работе гражданина Украины подаётся в течение 7 дней с начала работы, через praca.gov.pl. Подробности: в статье об уведомлении о поручении работы гражданину Украины.

Где хранить документы и как долго

Документы о пребывании и основаниях для работы хранит работодатель иностранца, при временной работе, агентство. Доступ к ним стоит ограничить теми, кому они нужны, и заранее договориться, кто и в какое время предъявит их проверяющим на месте работы.

Работодатель обязан потребовать от иностранца действительный документ о пребывании до начала работы и хранить его копию весь период занятости плюс 2 года с конца календарного года, в котором занятость закончилась. Пример: договор заканчивается в марте 2026 г., значит копию нужно хранить до конца 2028 г.

Заявления на пребывание подаются через портал MOS, и вместо штампа в паспорте иностранец получает справку о подаче заявления для распечатки. Копия этой справки тоже должна быть в комплекте. Остаётся ли пребывание легальным на время процедуры, зависит от правильно поданного заявления, а актуальные правила подтверждает воеводское управление (urząd wojewódzki). Подробнее в статье о штампе в паспорте и праве на работу.

При временной работе работодателем является агентство, но люди работают у клиента. Договор между агентством и предприятием должен поэтому указывать, как комплект документов будет быстро предоставлен проверяющим на месте работы. Разделение обязанностей описывает статья о правах временного работника.

Как проходит проверка на месте

Проверка может начаться без предупреждения. Проверяющие предъявляют служебное удостоверение и, как правило, разрешение на проверку, заходят на территорию предприятия, требуют документы и разговаривают с работниками и руководителями. После действий составляют протокол.

1. Попросите предъявить удостоверение и запишите данные проверяющего.
2. Назначьте одного человека для контакта с проверяющими, лучше того, кто ведёт учёт сроков.
3. Покажите полный комплект для людей, о которых спрашивают проверяющие.
4. Прочитайте протокол перед подписью. К протоколу можно внести замечания в указанный в нём срок, и этим правом нужно пользоваться, потому что молчаливое принятие протокола усложняет дальнейшую защиту.

Какие штрафы грозят после проверки

Основанием для штрафов является закон от 20 марта 2025 г. об условиях допустимости поручения работы иностранцам, действующий с 1 июня 2025 г. Штрафы грозят обеим сторонам:

Штраф для работодателя растёт пропорционально числу иностранцев, которых касается нарушение, поэтому диапазон считается для каждого человека отдельно. При декларациях неуведомление о начале работы в течение 7 дней либо неначало работы в течение 14 дней грозит штрафом до 5000 злотых. Кто несёт ответственность при временной работе и субподряде, описывает статья о штрафах за нелегальное поручение работы.

Как подготовить предприятие к проверке

Единый учёт для всех иностранцев, с двумя колонками дат: конец легального пребывания и конец основания для работы. Напоминания, выставленные заранее, потому что заявление на временное пребывание нужно подать не позднее последнего дня легального пребывания. К этому: назначенный человек, ответственный за контакт с проверяющими.

Часто задаваемые вопросы

Может ли инспектор PIP войти в компанию без предупреждения?

Да. Проверка легальности занятости не требует предварительного уведомления. Проверяющий предъявляет служебное удостоверение и, как правило, разрешение на проверку.

Какой штраф может наложить инспектор труда?

Инспектор труда может наложить штраф в мандатном порядке, а в более серьёзных случаях направляет ходатайство о наказании в суд. Размер штрафа зависит от вида нарушения.

Несёт ли иностранец ответственность за нелегальную работу?

Да. За нелегальное выполнение работы иностранцу грозит штраф от 1000 до 5000 злотых, независимо от штрафа для субъекта, который поручил ему работу.

Что грозит, если документы есть в компании, но не на месте проверки?

Правила обязывают хранить копии документов о пребывании, но не указывают, что они должны находиться в цехе. На практике их отсутствие на месте затягивает выяснение дела.

Правила пребывания и трудоустройства иностранцев меняются часто, и многое зависит от гражданства, основания пребывания и ситуации конкретного человека. Этот текст описывает общий ход процедуры. Перед подачей документов уточните актуальное положение в воеводском управлении.