Перевірка легальності працевлаштування іноземців: документи

Перевірку легальності працевлаштування іноземців проводить Державна інспекція праці (Państwowa Inspekcja Pracy, PIP) або Прикордонна служба (Straż Graniczna), і відбувається вона там, де люди працюють: у цеху, на складі, на будові. Перевіряючі перевіряють, чи має кожна особа підставу для перебування і підставу для роботи, а повний комплект документів найкраще мати під рукою на місці, бо саме там починаються запитання.

Що шукає перевірка легальності працевлаштування

Перевіряючі порівнюють те, що бачать на місці, з тим, що є в паперах. Для кожного іноземця перевіряють:

• підставу для перебування: візу, перебування в безвізовому режимі (паспорт із датами в'їзду), карту побиту (kartę pobytu), статус UKR у громадян України, довідку про подання заяви на перебування та їхню чинність,
• підставу для роботи: дозвіл на роботу (zezwolenie na pracę), декларацію про доручення виконання роботи (oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy), внесену до реєстру, повідомлення (у громадян України з тимчасовим захистом) або підставу, що звільняє від цих документів,
• письмовий договір та його відповідність умовам із дозволу чи декларації,
• реєстрацію у страхуванні та облік робочого часу,
• попередні медичні огляди і навчання з охорони праці (BHP).

При договорі доручення (umowa zlecenie), частому в тимчасовій роботі, кількість годин підтверджують у порядку, передбаченому договором, а не в обліку робочого часу за Трудовим кодексом. Обсяг навчання з охорони праці (BHP) тоді визначає підприємство або замовник.

Часта помилка стосується моменту початку. Робота на підставі декларації може розпочатися лише після її внесення до реєстру повятовим управлінням праці (powiatowy urząd pracy), а повідомлення про роботу громадянина України подається протягом 7 днів від початку роботи, через praca.gov.pl. Подробиці: у статті про повідомлення про доручення роботи громадянину України.

Де зберігати документи і як довго

Документи про перебування та підстави для роботи зберігає роботодавець іноземця, за тимчасової роботи, агенція. Доступ до них варто обмежити особами, яким вони потрібні, і заздалегідь домовитися, хто і в який час покаже їх перевіряючим на місці роботи.

Роботодавець зобов'язаний вимагати від іноземця чинний документ про перебування до початку роботи і зберігати його копію протягом усього періоду працевлаштування плюс 2 роки з кінця календарного року, в якому працевлаштування закінчилося. Приклад: договір закінчується в березні 2026 р., отже копію треба зберігати до кінця 2028 р.

Заяви на перебування подаються через портал MOS, і замість штампа в паспорті іноземець отримує довідку про подання заяви для друку. Копія цієї довідки також має бути в комплекті. Чи залишається перебування легальним на час процедури, залежить від правильно поданої заяви, а чинні правила підтверджує воєводське управління (urząd wojewódzki). Детальніше у статті про штамп у паспорті та право на роботу.

За тимчасової роботи роботодавцем є агенція, але люди працюють у клієнта. Договір між агенцією і підприємством має тому вказувати, як комплект документів буде швидко наданий перевіряючим на місці роботи. Розподіл обов'язків описує стаття про права тимчасового працівника.

Як проходить перевірка на місці

Перевірка може розпочатися без попередження. Перевіряючі пред'являють службове посвідчення і, як правило, дозвіл на перевірку, заходять на територію підприємства, вимагають документи і розмовляють із працівниками та керівниками. Після дій складають протокол.

1. Попросіть пред'явити посвідчення і запишіть дані перевіряючого.
2. Призначте одну особу для контакту з перевіряючими, краще ту, яка веде облік термінів.
3. Покажіть повний комплект для осіб, про яких запитують перевіряючі.
4. Прочитайте протокол перед підписом. До протоколу можна внести зауваження у визначений у ньому термін, і цим правом треба користуватися, бо мовчазне прийняття протоколу ускладнює подальший захист.

Які штрафи загрожують після перевірки

Підставою для штрафів є закон від 20 березня 2025 р. про умови допустимості доручення роботи іноземцям, чинний з 1 червня 2025 р. Штрафи загрожують обом сторонам:

Штраф для роботодавця зростає пропорційно до кількості іноземців, яких стосується порушення, тому діапазон рахується для кожної особи окремо. Для декларацій неповідомлення про початок роботи протягом 7 днів або про непочаток роботи протягом 14 днів загрожує штрафом до 5000 злотих. Хто несе відповідальність за тимчасової роботи і субпідряду, описує стаття про штрафи за нелегальне доручення роботи.

Як підготувати підприємство до перевірки

Єдиний облік для всіх іноземців, із двома колонками дат: кінець легального перебування і кінець підстави для роботи. Нагадування, встановлені заздалегідь, бо заяву на тимчасове перебування треба подати не пізніше останнього дня легального перебування. До цього: призначена особа, відповідальна за контакт із перевіряючими.

Поширені запитання

Чи може інспектор PIP увійти до компанії без попередження?

Так. Перевірка легальності працевлаштування не вимагає попереднього повідомлення. Перевіряючий пред'являє службове посвідчення і, як правило, дозвіл на перевірку.

Який штраф може накласти інспектор праці?

Інспектор праці може накласти штраф у мандатному порядку, а у серйозніших справах скеровує клопотання про покарання до суду. Розмір штрафу залежить від виду порушення.

Чи несе іноземець відповідальність за нелегальну роботу?

Так. За нелегальне виконання роботи іноземцю загрожує штраф від 1000 до 5000 злотих, незалежно від штрафу для суб'єкта, який доручив йому роботу.

Що загрожує, якщо документи є в компанії, але не на місці перевірки?

Правила зобов'язують зберігати копії документів про перебування, але не вказують, що вони мають бути в цеху. На практиці їхня відсутність на місці затягує з'ясування справи.

Правила перебування та працевлаштування іноземців змінюються часто, і багато залежить від громадянства, підстави перебування та ситуації конкретної людини. Цей текст описує загальний перебіг процедури. Перед поданням документів уточніть актуальний стан у воєводському управлінні.