Kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemców: dokumenty

Kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemców, prowadzona przez Państwową Inspekcję Pracy albo Straż Graniczną, odbywa się tam, gdzie ludzie pracują: na hali, w magazynie, na budowie. Kontrolujący sprawdzają, czy każda osoba ma podstawę pobytu i podstawę pracy, a komplet dokumentów najlepiej mieć pod ręką na miejscu, bo tam zaczynają się pytania.

Czego szuka kontrola legalności zatrudnienia

Kontrolujący porównują to, co widzą na miejscu, z tym, co jest w papierach. Dla każdego cudzoziemca sprawdzają:

• podstawę pobytu: wizę, pobyt w ruchu bezwizowym (paszport z datami wjazdu), kartę pobytu, status UKR u obywateli Ukrainy, zaświadczenie o złożeniu wniosku o pobyt i ich ważność,
• podstawę pracy: zezwolenie na pracę, oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy wpisane do ewidencji, powiadomienie (u obywateli Ukrainy z ochroną czasową) albo tytuł zwalniający z tych dokumentów,
• pisemną umowę i jej zgodność z warunkami z zezwolenia lub oświadczenia,
• zgłoszenie do ubezpieczeń i ewidencję czasu pracy,
• badania wstępne i szkolenie BHP.

Przy umowie zlecenia, częstej w pracy tymczasowej, liczbę godzin potwierdza się zgodnie z umową, a nie w kodeksowej ewidencji czasu pracy. Zakres szkolenia BHP ustala wtedy zakład lub zleceniodawca.

Częsty błąd dotyczy momentu startu. Praca na podstawie oświadczenia może się zacząć dopiero po jego wpisie do ewidencji przez powiatowy urząd pracy, a powiadomienie o pracy obywatela Ukrainy składa się w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy, przez praca.gov.pl. Szczegóły opisuje tekst o powiadomieniu o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy.

Gdzie trzymać dokumenty i jak długo

Dokumenty pobytowe i podstawy pracy przechowuje pracodawca cudzoziemca, przy pracy tymczasowej agencja. Dostęp do nich warto ograniczyć do osób, które ich potrzebują, a z wyprzedzeniem ustalić, kto i w jakim czasie okaże je kontrolującym na miejscu pracy.

Pracodawca musi zażądać od cudzoziemca ważnego dokumentu pobytowego przed rozpoczęciem pracy i przechowywać jego kopię przez cały okres zatrudnienia oraz przez 2 lata od końca roku kalendarzowego, w którym zatrudnienie się zakończyło. Przykład: umowa kończy się w marcu 2026 r., więc kopię trzeba trzymać do końca 2028 r.

Wnioski o pobyt składa się przez portal MOS, a zamiast stempla w paszporcie cudzoziemiec dostaje do wydruku zaświadczenie o złożeniu wniosku. Kopia tego zaświadczenia też powinna być w komplecie. To, czy pobyt w trakcie postępowania pozostaje legalny, zależy od prawidłowo złożonego wniosku, a aktualne zasady potwierdza urząd wojewódzki. Więcej o tym w tekście o stemplu w paszporcie a prawie do pracy.

Przy pracy tymczasowej pracodawcą jest agencja, ale ludzie pracują u klienta. Umowa między agencją a zakładem powinna więc wskazywać, jak komplet dokumentów zostanie szybko udostępniony kontrolującym na miejscu pracy. Podział obowiązków opisuje tekst o prawach pracownika tymczasowego.

Jak przebiega kontrola na miejscu

Kontrola może się zacząć bez zapowiedzi. Kontrolujący okazują legitymację służbową i co do zasady upoważnienie, wchodzą na teren zakładu, żądają dokumentów i rozmawiają z pracownikami oraz przełożonymi. Po czynnościach sporządzają protokół.

1. Poproś o okazanie legitymacji i zanotuj dane kontrolującego.
2. Wskaż jedną osobę do kontaktu z kontrolującymi, najlepiej tę, która prowadzi ewidencję terminów.
3. Okaż komplet dla osób, o które pytają kontrolujący.
4. Przeczytaj protokół przed podpisem. Do protokołu można wnieść zastrzeżenia w terminie, który w nim wskazano, i z tego prawa trzeba korzystać, bo milczące przyjęcie protokołu utrudnia późniejszą obronę.

Jakie kary grożą po kontroli

Podstawą kar jest ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, obowiązująca od 1 czerwca 2025 r. Kary grożą obu stronom:

Kara dla pracodawcy rośnie proporcjonalnie do liczby cudzoziemców, których dotyczy naruszenie, więc widełki liczy się od każdej osoby. Przy oświadczeniach niezgłoszenie podjęcia pracy w terminie 7 dni albo niepodjęcia pracy w terminie 14 dni jest zagrożone karą do 5000 zł. Kto ponosi odpowiedzialność przy pracy tymczasowej i podwykonawstwie, opisuje tekst o karach za nielegalne powierzenie pracy.

Jak przygotować zakład na kontrolę

Jedna ewidencja dla wszystkich cudzoziemców, z dwiema kolumnami dat: koniec legalnego pobytu i koniec podstawy pracy. Przypomnienia ustawione z wyprzedzeniem, bo wniosek o pobyt czasowy trzeba złożyć najpóźniej w ostatnim dniu legalnego pobytu. Do tego wyznaczona osoba odpowiedzialna za kontakt z kontrolującymi.

Najczęściej zadawane pytania

Czy inspektor PIP może wejść do firmy bez zapowiedzi?

Tak. Kontrola legalności zatrudnienia nie wymaga wcześniejszego zawiadomienia. Kontrolujący okazuje legitymację służbową i co do zasady upoważnienie do kontroli.

Jaki mandat może nałożyć inspektor pracy?

Inspektor pracy może nałożyć mandat karny w postępowaniu mandatowym, a w poważniejszych sprawach kieruje wniosek o ukaranie do sądu. Wysokość kary zależy od rodzaju naruszenia.

Czy cudzoziemiec też ponosi karę za nielegalną pracę?

Tak. Za nielegalne wykonywanie pracy cudzoziemcowi grozi grzywna od 1000 zł do 5000 zł, niezależnie od kary dla podmiotu, który powierzył mu pracę.

Co grozi, jeśli dokumenty są w firmie, ale nie w miejscu kontroli?

Przepisy każą przechowywać kopie dokumentów pobytowych, ale nie wskazują, że mają leżeć na hali. W praktyce brak ich na miejscu opóźnia wyjaśnienie sprawy.

Przepisy dotyczące pobytu i zatrudnienia cudzoziemców zmieniają się często, a wiele zależy od obywatelstwa, podstawy pobytu i sytuacji konkretnej osoby. Ten tekst opisuje ogólny przebieg procedury, przed złożeniem dokumentów potwierdź aktualny stan w urzędzie wojewódzkim.