Agencję pracy dla cudzoziemców sprawdzasz przed podpisem w sześciu punktach: wpis do KRAZ, prawo do kierowania cudzoziemców, aktualne zaświadczenia, doświadczenie w branży, opieka po przyjeździe i przejrzystość oferty.

1. Jak sprawdzić wpis agencji do KRAZ?

Legalnie działająca agencja zatrudnienia ma wpis do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia (KRAZ), prowadzonego przez marszałków województw. Wpis sprawdzisz sam w wyszukiwarce rejestru KRAZ w systemie STOR: wpisz nazwę albo NIP agencji i porównaj numer wpisu z tym z oferty.

Zwróć uwagę na trzy rzeczy:

  • czy nazwa i NIP w rejestrze zgadzają się z danymi na umowie,
  • czy zakres wpisu obejmuje usługę, którą zamawiasz (praca tymczasowa, pośrednictwo pracy),
  • datę wpisu, bo od niej zależy punkt 2.

Prowadzenie agencji bez wpisu jest zagrożone grzywną od 3000 do 100 000 zł. Więcej o samej weryfikacji piszemy w tekście o sprawdzaniu certyfikatu agencji zatrudnienia.

2. Czy nowa agencja może kierować cudzoziemców do pracy?

Nie od razu. Od 1.06.2025 r. obowiązuje ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia, według której agencja wpisana do rejestru po tej dacie może świadczyć pośrednictwo pracy i pracę tymczasową dla cudzoziemców dopiero po 2 latach od wpisu.

Agencje wpisane wcześniej, które już obsługiwały cudzoziemców, zachowały to uprawnienie, jeśli do 31.08.2025 r. złożyły wniosek o zmianę wpisu. Zapytaj więc o datę wpisu i o to, czy agencja taki wniosek złożyła. Agencja wpisana do rejestru po 1.06.2025 r. przed upływem 2 lat od wpisu nie może jeszcze kierować cudzoziemców do pracy, a szczegóły wpisu potwierdzisz w rejestrze albo u marszałka województwa.

3. Jakie dokumenty powinna okazać agencja?

Przy wpisie do KRAZ agencja składa m.in. zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach i składkach ZUS oraz zaświadczenie lub oświadczenie o niekaralności. Te same dokumenty możesz zażądać przed podpisaniem umowy, w aktualnej wersji.

DokumentWymagany przy wpisie do KRAZCo z niego wynika dla ciebie
Zaświadczenie o niezaleganiu w ZUSTakAgencja płaci składki swoich pracowników
Zaświadczenie o niezaleganiu w USTakBrak zaległości podatkowych
Zaświadczenie lub oświadczenie o niekaralnościTakWarunek formalny wpisu

Zaświadczenie z ZUS lub US agencja pobiera online przez biznes.gov.pl, a czeka na nie do 7 dni. Wiele instytucji przyjmuje je tylko wtedy, gdy nie jest starsze niż 30 dni, i tego samego możesz wymagać ty.

4. Doświadczenie w branży i źródła kandydatów

Rekrutacja spawaczy różni się od rekrutacji do pakowni: inne uprawnienia, inne badania, inne oczekiwania kandydatów. Poproś o przykłady wdrożeń w podobnym profilu.

Zapytaj, z jakich krajów agencja pozyskuje ludzi. Agencja rekrutująca z jednego kraju odczuwa każdą zmianę przepisów dla tego kraju, co pokazała zmiana listy państw objętych oświadczeniem.

5. Co dzieje się po przyjeździe pracownika?

Zapytaj, jak agencja rozwiązuje:

  • zakwaterowanie, jeśli jest częścią danej oferty,
  • zameldowanie, które cudzoziemiec mieszkający pod adresem dłużej niż 30 dni musi załatwić najpóźniej w 4. dniu od przybycia,
  • kontakt pracownika z koordynatorem i sposób porozumiewania się z nim,
  • sposób przeprowadzenia szkolenia BHP tak, by pracownik je zrozumiał (art. 237(4) Kodeksu pracy wymaga instruktażu w zrozumiały sposób, a na stanowisku prowadzi go zwykle pracodawca użytkownik; przy umowie zlecenia zakres szkolenia BHP ustala zakład lub zleceniodawca).

Ustal też, kto jest twoim opiekunem po stronie agencji i w jakich godzinach odbiera zgłoszenia.

6. Czy oferta agencji jest przejrzysta?

Poproś o ofertę, która opisuje, co obejmuje stawka i jakie pozycje mogą pojawić się na fakturze. Koszt usługi ustala umowa. Pełny koszt pracodawcy rozkładamy na składniki w tekście o koszcie zatrudnienia pracownika z zagranicy.

Na pytania z punktów 1-4 odpowiadamy na pierwszym spotkaniu, zanim padnie temat ceny.

Najczęściej zadawane pytania

Jak sprawdzić, czy agencja na bieżąco płaci składki ZUS?

Zaświadczenie o niezaleganiu pokazuje stan tylko na dzień wystawienia. Przy dłuższej współpracy zapisz w umowie, że agencja przedstawia nowe zaświadczenie z ZUS w ustalonych odstępach, np. przed każdym przedłużeniem umowy.

Jak porównać dane agencji z umową?

Numer KRAZ z oferty powinien w rejestrze należeć do tego samego NIP-u, który widnieje na umowie. Jeśli dane się różnią, poproś agencję o wyjaśnienie przed podpisaniem umowy.

Co sprawdzić w agencji zatrudniającej pracowników z Ukrainy albo Azji?

Przy Ukrainie agencja może korzystać z oświadczenia o powierzeniu pracy. Przy krajach azjatyckich potrzebne jest zezwolenie na pracę: na decyzję wojewody czeka się od 2 do 4 miesięcy od złożenia kompletnego wniosku, a z wizą cały proces trwa orientacyjnie 4-6 miesięcy. Zapytaj, jak agencja go planuje.